4 étapes pour gérer la communication interne en temps de crise

C'est une phrase récurrente de la responsable marketing et communication d'Enko Education, Mme Fanny Moral, pour souligner l'importance pour les écoles Enko d'avoir une communication transparente avec les parents et les élèves à tout moment. Cette phrase est encore plus valable en temps de crise, pour toutes les entreprises de tous les secteurs, car des informations précises peuvent être masquées par le chaos ambiant. 

Pensez-y : de nos jours, la puissance d'un tweet mal informé peut avoir des conséquences désastreuses. Dans cet article, nous vous présentons les 4 étapes suivies par Enko Education pour assurer une communication interne transparente tout au long de la crise sanitaire du Covid-19, et pourquoi.

Étape 1 : Créer un groupe de travail pour diriger la réponse du groupe

Une organisation confrontée à une crise n'est qu'une manière élégante de dire qu'un groupe de personnes se prépare à l'incertitude. Il est donc important de disposer d'une équipe qui se concentre sur l'analyse et le traitement de la situation pour faire la lumière sur l'inconnu. 

En utilisant cette stratégie, Enko Education a créé un groupe de travail Covid-19 dirigé par Mme Baer Harper, Responsable Pays du Sénégal, pour analyser l'évolution de la pandémie, faire des projections et créer des plans d'action en conséquence. Cette équipe de représentants Enko avec différents domaines d'expertise se réunit pour définir les orientations stratégiques que tous 15 écoles Enko suivra pendant la crise du Covid-19. 

Par la suite, des campagnes de communication de masse sont lancées pour garantir que l’information soit clairement partagée avec toutes les personnes directement ou indirectement liées à Enko Education.

Étape 2 : Communiquer formellement et directement à tous les employés

Soyons réalistes, une organisation sans ses membres n'est qu'un bout de papier légalisé ; dans certains cas, ce n'est même pas le cas ! Dans de tels cas, il est impératif de veiller à ce que tous les membres soient informés des décisions du groupe de travail, afin de calmer tout le monde. 

Afin de donner le ton à la communication de crise, le PDG d'Enko Education, Monsieur Eric Pignot, a communiqué directement à tous les employés via une série de campagnes par e-mail, de publications sur les réseaux sociaux, de messages Slack, de messages audiovisuels et de blogs sur le site Web. De plus, la session mensuelle Ask Anything, qui est une occasion pour chacun au sein du réseau Enko de poser des questions au PDG, a été spécialement dédiée au covid-19. 

Étape 3 : Maintenir une routine de communication transparente

Selon Verne Harnish, auteur à succès et entrepreneur à succès, il est impératif pour les organisations d'organiser 4 types de réunions d'équipe en fonction du niveau de planification stratégique. Cela comprend des réunions quotidiennes de 15 minutes axées sur le niveau opérationnel, appelées Réunions quotidiennes. 

En dehors de la crise, les équipes du réseau Enko suivent ce cadre depuis plus de 2 ans maintenant. Surtout en temps de crise, ces Réunions quotidiennes permettre la libre circulation de l'information d'un pays à l'autre, d'une équipe à l'autre, chaque matin. C'est pour cette raison que le PDG d'Enko Education estime que « Les réunions sont le pouls d’une entreprise ».

Lorsqu'on est confronté à l'incertitude des turbulences sur un bateau ou dans un avion, le premier réflexe des agents de bord et des pilotes est de communiquer avec les passagers par interphone pour leur dire que la situation est sous contrôle. 

Dans le contexte de la pandémie de covid-19, toute l'équipe est votre équipage : vous formez un écosystème et devez maintenir le flux de communication avec eux tout au long de cette phase. En plus des mises à jour hebdomadaires par e-mail et des réunions quotidiennes, des heures de bureau ont lieu deux fois par semaine, les lundis et vendredis, via Zoom, afin d'offrir un espace sûr au personnel enseignant et non enseignant de l'ensemble du personnel. 15 écoles pour exprimer leurs opinions.

Simultanément, depuis le début de la crise, toutes les mises à jour concernant la vie académique de nos étudiants leur sont communiquées ainsi qu'à leurs parents par courriel, messages WhatsApp, réseaux sociaux, appels téléphoniques et sur notre site Web.

À Campus d'Enko Sandton par exemple, Caroline Mkosha, enseignante à l' Programme de Cambridge a été le pionnier des cours Zoom, permettant à l'école d'étendre la communication avec tous les élèves.

Étape 4 : Placer la sécurité des parties prenantes avant tout

La sécurité de nos élèves, de nos parents, de nos employés et de nos partenaires étant notre priorité, il était impératif pour nous de fermer toutes les écoles en premier et de mettre en place des méthodes de communication à distance juste après. En période d'incertitude, le faire le plus tôt possible est tout simplement la bonne chose à faire afin de prolonger le cercle vertueux de réconfort nourri en interne aux autres, plutôt que de rester muet. 

Outre les supports mentionnés précédemment, des informations sont partagées quotidiennement avec les élèves lors de leurs cours en ligne en direct depuis chez eux. Dans certaines écoles Enko, des assemblées avec les parents sont également organisées pour recueillir leurs commentaires et répondre à leurs questions.

La communication spontanée est généralement le meilleur moyen de communiquer avec les autres. Cependant, en période d'incertitude, organiser et planifier une communication transparente est le meilleur moyen de diffuser l'information avec précision et en temps opportun. Si vous souhaitez en savoir plus sur les mesures mises en place dans votre école Enko la plus proche, Contactez-nous maintenant!