4 étapes pour gérer la communication interne en temps de crise

Citation courante de la Manager du Marketing & de la Communication d’Enko Education, Fanny Moral, pour rappeler l’importance d’avoir une communication transparente avec les parents et les élèves du réseau Enko. Cet adage s’avère d’autant plus véridique en temps de crise, pour toutes les compagnies de tous les secteurs, étant donné le flux d’informations actuel. 

De nos jours, un tweet mal formulé peut avoir des conséquences désastreuses. Dans cet article, nous partageons les 4 étapes qu’ Enko Education a mis en oeuvre pour assurer une communication interne transparente pendant la crise sanitaire actuelle. 

Étape 1 : Créer un groupe de travail spécifique pour orienter la réponse du groupe

Une organisation confrontée à une crise n’est qu’une manière élégante de dire qu’un groupe de personnes se prépare à l’incertitude. Il est donc important de compter sur une équipe qui se peut se concentrer sur l’analyse et le traitement de la situation afin de l’éclaircir. 

En utilisant cette stratégie, Enko Education a créé un groupe de travail Covid-19 dirigé par Mme Baer Harper, chef de pays du Sénégal, pour analyser l’évolution de la pandémie, faire des projections et créer des plans d’action en conséquence. Cette équipe de représentants d’Enko ayant différents domaines d’expertise se réunit pour définir les orientations stratégiques que les 15 écoles d’Enko suivront pendant la crise du Covid-19. 

Par la suite, des campagnes de communication de masse sont lancées pour s’assurer que l’information est clairement partagée avec tous ceux qui sont directement ou indirectement liés à Enko Education.

Étape 2 : Communiquer officiellement et directement à tous les employés

Soyons réalistes, une organisation sans son personnel n’est plus que l’ombre d’elle-même ; et encore ! Dans ces moments-là, il est impératif de veiller à ce que tous les membres soient informés des décisions du groupe de travail en vue de rassurer tout le monde. 

Afin de servir d’exemple, le PDG d’Enko Education, M. Eric Pignot, a communiqué directement avec tous les employés par le biais d’une campagne de courriels, de messages sur les réseaux sociaux, de Slack DM, de vidéos et de blogs sur le site web. En outre, la session mensuelle “Ask Anything”, qui est l’occasion pour tous les membres du réseau Enko de poser des questions au PDG, a été spécialement consacrée à la crise sanitaire. 

Étape 3 : Maintenir une routine de communication transparente 

Selon Verne Harnish, auteur et entrepreneur à succès, il est impératif que les organisations mettent en place quatre types de réunions d’équipe en fonction du niveau de planification stratégique. Cela comprend des réunions quotidiennes de 15 minutes axées sur le niveau opérationnel, appelées “Daily Huddles“. 

Les équipes du réseau Enko suivent ce cadre depuis plus de 2 ans maintenant. En temps de crise, ces réunions quotidiennes sont particulièrement nécessaires pour la libre circulation de l’information de pays à pays, d’équipe à équipe, chaque matin. Ainsi, le PDG d’Enko Education estime que “les réunions sont le pouls d’une entreprise”.

Lorsque vous êtes confronté à l’incertitude des turbulences dans un avion, le premier réflexe des agents et des pilotes est de communiquer avec les passagers par interphone en leur rassurant que la situation est sous contrôle. 

Dans le contexte de la pandémie de Covid-19, tous les membres d’Enko constitue votre équipage : vous formez un écosystème et devez maintenir le flux de communication avec eux tout au long de cette phase. En plus des mises à jour hebdomadaires par e-mail et des réunions quotidiennes, les sessions de communication sont assurées deux fois par semaine, le lundi et le vendredi, via Zoom, afin d’offrir un espace rassurant au personnel enseignant et non enseignant des 15 écoles pour pouvoir échanger.

Parallèlement, depuis le début de la crise, toutes les mises à jour concernant la vie académique de nos étudiants leur sont communiquées, ainsi qu’à leurs parents, par courrier électronique, messages “whatsapp”, réseaux sociaux, appels téléphoniques et sur notre site web. 

A Enko Sandton Campus, par exemple, Caroline Mkosha, enseignante du programme de Cambridge, a été la première à proposer des leçons Zoom, permettant à l’école d’étendre la communication avec tous les étudiants.

Étape 4 : Placer la sécurité des parties prenantes par-dessus de tout

La sécurité de nos élèves, parents, employés et partenaires étant notre principale priorité, il était impératif pour Enko Education de fermer toutes les écoles en premier lieu et de mettre en place des méthodes de communication à distance immédiatement après. En période d’incertitude, le faire le plus tôt possible est la bonne chose à faire afin de rassurer le plus de gens possible plutôt que de rester muet. 

Outre les moyens de communication mentionnés précédemment, les informations sont partagées quotidiennement avec les étudiants pendant leurs cours en ligne depuis leur domicile. Dans certaines écoles Enko, des assemblées avec les parents sont également organisées pour recueillir leurs réactions et répondre aux questions.

La communication spontanée est généralement le meilleur moyen d’entrer en contact avec les autres. Cependant, en période d’incertitude, organiser et planifier une communication transparente est le meilleur moyen de diffuser l’information avec précision et en temps utile. Si vous souhaitez en savoir plus sur les mesures mises en place dans l’école Enko la plus proche de chez vous, contactez-nous dès maintenant !